Kiedy notariusz musi zatrzymać czynność, bo dane stron nie zgadzają się z dokumentami

W trakcie przygotowań do podpisania aktu notarialnego zdarza się, że procedura zostaje niespodziewanie przerwana na samym końcu, czyli na etapie weryfikacji danych stron. Klienci nierzadko bywają zaskoczeni, gdy pozornie drobna rozbieżność między informacjami w dostarczonych dokumentach a stanem faktycznym lub po prostu brak jednego wymaganego zaświadczenia prowadzi do natychmiastowego zatrzymania czynności. Prawo o notariacie nakłada na osobę sporządzającą akt ścisłe obowiązki w zakresie identyfikacji uczestników. Wynika to z faktu, że dokument ten wywołuje daleko idące skutki prawne dla majątku osobistego i firmowego. Wszelkie błędy na etapie identyfikacji podważają bezpieczeństwo obrotu gospodarczego, dlatego urzędnicy państwowi podchodzą do tego etapu z maksymalną ostrożnością.

Elementy tożsamości i typowe rozbieżności w dokumentach

Przed dokonaniem czynności notarialnej urzędnik państwowy jest obowiązany stwierdzić tożsamość osób biorących w niej udział na podstawie ważnego dowodu osobistego, paszportu lub aplikacji mObywatel. Dokładna analiza obejmuje imię, nazwisko, numer PESEL, a także aktualny stan cywilny. Ten ostatni wymóg ma kluczowe znaczenie przy rozporządzaniu nieruchomościami, ponieważ wpływa bezpośrednio na ustalenie wspólności majątkowej małżonków. Konieczne jest zweryfikowanie, czy strony łączy ustawowa wspólność, czy może podpisana została intercyza zmieniająca ustrój majątkowy. W przypadku osób działających w imieniu podmiotów trzecich szczegółowo sprawdzane jest pełnomocnictwo i precyzyjny zakres udzielonego w nim umocowania. Od czerwca 2024 roku obowiązuje też dodatkowa, bardzo rygorystyczna procedura przeciwdziałająca wyłudzeniom. Przy czynnościach dotyczących rozporządzeń nieruchomościami, użytkowaniem wieczystym czy spółdzielczym własnościowym prawem do lokalu bezwzględnie weryfikuje się, czy dany numer PESEL nie widnieje w publicznym rejestrze zastrzeżeń.

Rozbieżności między zgromadzoną dokumentacją a deklarowanym stanem faktycznym ujawniają się najczęściej podczas analizy ksiąg wieczystych. Znajdujące się tam wpisy bywają nieaktualne w zakresie dawnego adresu nieruchomości, zmienionej powierzchni lokalu po przebudowie lub nowego oznaczenia działki ewidencyjnej. W sprawach spadkowych nierzadko pojawia się niezgodność na liście spadkobierców, wynikająca z przeoczenia aktów zgonu innych krewnych, błędów w urzędach stanu cywilnego lub nieujawnienia wszystkich sporządzonych w przeszłości testamentów. Zakładanie lub modyfikowanie spółek wymaga z kolei ścisłego porównania tożsamości wspólników z aktualnym odpisem z Krajowego Rejestru Sądowego. Jakikolwiek błąd literowy w projekcie umowy względem danych z KRS zatrzymuje proces do czasu formalnego wyjaśnienia nieścisłości.

Decyzje notariusza o uzupełnieniu braków lub odmowie czynności

Przebieg samej weryfikacji opiera się na bezpośrednim zestawieniu okazanych dokumentów tożsamości z przygotowanym wcześniej projektem aktu. Każdy notariat w Katowicach realizuje dokładnie taką samą procedurę identyfikacji, jak placówki w innych polskich miastach, ponieważ system ten opiera się na ujednoliconych przepisach państwowych. Jeżeli podczas odczytywania aktu wyjdą na jaw oczywiste omyłki pisarskie, literówki w nazwiskach lub drobne błędy rachunkowe, istnieje możliwość ich naprawienia bez anulowania całego spotkania. Sporządza się w takiej sytuacji protokół sprostowania. Jest to dopuszczalne wyłącznie pod warunkiem, że nanoszone poprawki nie zmieniają merytorycznych oświadczeń woli żadnej ze stron ani nie modyfikują sensu zawartej umowy.

Poważniejsze braki w dokumentacji lub rozbieżności tożsamościowe wymagają zupełnie innego, bardziej stanowczego podejścia. Kancelaria, za którą odpowiada Notariusz Tomasz Balas, postępuje w takich wypadkach wedle ścisłych rygorów nałożonych przez ustawodawcę. Kiedy zgromadzone dokumenty zawierają sprzeczności uniemożliwiające ustalenie bezspornego stanu prawnego, uczestnicy spotkania muszą dostarczyć nowe, zaktualizowane zaświadczenia z urzędów skarbowych, banków lub sądów. Dopiero ich fizyczne uzupełnienie pozwala na bezpieczne wznowienie przerwanej procedury.

Odmowa dokonania czynności notarialnej stanowi krok ostateczny. Zgodnie z artykułem 81 Prawa o notariacie dochodzi do niej kategorycznie, gdy planowana czynność byłaby sprzeczna z obowiązującym prawem lub zasadami współżycia społecznego. Identyczna decyzja zapada w obliczu uzasadnionych wątpliwości co do rzeczywistej tożsamości stawających oraz ich zdolności do swobodnego podejmowania decyzji. Notariusz odmawia podpisania aktu również wtedy, gdy system wykaże zastrzeżenie numeru PESEL uczestnika transakcji dotyczącej nieruchomości.

Skrupulatna analiza dokumentacji oraz tożsamości uczestników nie jest wyłącznie biurokratycznym wymogiem, który bezcelowo przedłuża załatwienie sprawy. Weryfikacja danych stron to warunek prawidłowego dokonania czynności, gwarantujący, że sporządzony dokument będzie wywoływał pożądane skutki bez wad prawnych. Dzięki rzetelnemu sprawdzeniu wszystkich informacji na etapie wstępnym zminimalizowane zostaje ryzyko późniejszych, wieloletnich sporów sądowych dotyczących własności domów, podziału majątku spadkowego czy struktury właścicielskiej w biznesie. Całe bezpieczeństwo obrotu prawnego opiera się na wyeliminowaniu luk i nieścisłości na długo przed złożeniem ostatecznych podpisów.